Goed om te weten
Wij werken graag voor organisaties die iets bijdragen aan onze samenleving. Voor onderwijsorganisaties, om hun kennis en kunde helder te presenteren.
Voor organisaties, die het leven van mensen gemakkelijker maken met hun producten en diensten. Voor bedrijven, die in een competitieve branche het hart op de juiste plek hebben.
Algemene Voorwaarden voor MindNews
Voor alle contracten met betrekking op MindNews (ongeacht of MindNews en/of MailChimp ingezet worden), gelden de voorwaarden die op deze pagina zijn opgenomen. Deze voorwaarden zijn geldig in een overeenkomst tussen Diamedia Minds en u (de klant oftewel de opdrachtgever), na akkoord van de offerte.
Algemeen
- Diamedia Minds is gerechtigd het MindNews account te sluiten indien de factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn wordt voldaan.
- Op deze overeenkomst en de uitvoering ervan is het Nederlandse recht van toepassing.
Additionele voorwaarden
- Geen onderdeel van contract: Als de klant wijzigingen, na oplevering, wil doorvoeren in de e-mail template(s), het HTML aanmeldformulier, de contactdatabase of overige onderdelen van MindNews dan zal Diamedia Minds daarvoor kosten in rekening brengen. Echter alleen wanneer de werkzaamheden meer dan 15 minuten vergen (kleine wijzigingen vallen uiteraard onder support). Het uurtarief van Diamedia Minds bedraagt EUR 85,-. Vooraf zal Diamedia Minds aangeven hoeveel tijd een specifieke wijziging in beslag neemt.
- Eigendomsrecht klantenbestand: De klant heeft en behoudt het eigendomsrecht van het, onder zijn naam opgebouwde, klantenbestand. Diamedia Minds zal geen gebruik maken van het klantenbestand en zal het bestand niet aan derde partijen ter beschikking stellen.
- Eigendomsrecht e-mail template: De klant heeft het eigendomsrecht van het gebruikte e-mail template.
- Antispam beleid: Diamedia Minds behoudt zich het recht voor om de klant onmiddellijk af te sluiten op MindNews als blijkt dat deze zich schuldig maakt aan het versturen van spam. De aansprakelijkheid van Diamedia Minds voor gevolgschade, veroorzaakt door het versturen van spam door de opdrachtgever, wordt uitgesloten. Schade geleden door Diamedia Minds naar aanleiding van het niet naleven van deze bepaling kan op de opdrachtgever worden verhaald.
- Overdraagbaar: Het is de opdrachtgever uitdrukkelijk verboden onder welke titel dan ook of op welke wijze dan ook de MindNews applicatie ter beschikking te stellen aan derden (onder derden vallen tevens moeder-, zuster- en/of dochtermaatschappijen van de opdrachtgever).
- Intellectueel eigendom: Het is de opdrachtgever verboden MindNews op welke wijze dan ook zelf en/of middels derden te kopiëren, dupliceren of te wijzigen zonder daaraan voorafgaand de schriftelijke toestemming van Diamedia Minds te hebben ontvangen.
- Prijsaanpassingen: Diamedia Minds heeft eenmaal per jaar het recht om de prijzen te wijzigen. Echter, nooit met meer dan 15% van de geldende prijzen.
- Communicatie: Diamedia Minds mag in de markt communiceren dat men samenwerkt met de opdrachtgever.
Anti Spam Beleid van Diamedia Minds
Introductie
Diamedia Minds is zich als e-mail marketing service provider bewust van zijn verantwoordelijkheid voor goed gebruik van het verzenden van grote hoeveelheden e-mails. Diamedia Minds staat dan ook geen enkele vorm van ongevraagde bulk e-mail of ongevraagde commerciële e-mail (ook wel Spam genoemd) via MindNews toe aan zijn klanten. Ongeacht of dit afkomstig is van klanten, klanten van klanten, of van klanten die diensten verlenen die Spammers in staat stelt ongevraagde e-mail te versturen.
Diamedia Minds heeft daarom een Anti Spam Beleid opgesteld die bestaat uit:
- Regels waaraan gebruikers van MindNews zich dienen te houden,
- Maatregelen voor het afhandelen en oplossen van Spam-klachten
Dit document beschrijft het beleid van Diamedia Minds om Spam verstuurd via MindNews tegen te gaan en te voorkomen.
Uitgangspunten voor het Anti Spam Beleid van Diamedia Minds
Een belangrijk uitgangspunt voor het Anti Spam Beleid van Diamedia Minds is de nieuwe Telecommucatie-wet. De wet, die sinds 19 mei 2004 van kracht is gegaan, schrijft voor dat het sturen van reclame via e-mail alleen nog toegestaan wordt wanneer de consument daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. Deze wetgeving is de basis voor ons Anti Spam Beleid, dus wanneer u de regels hieronder in acht neemt voldoet u in elk geval aan de Telecommunicatiewet. Een ander uitgangspunt is de Code Verspreiding Reclame via E-mail die de Stichting Reclame Code heeft opgesteld voor de branche. In deze code worden extra regels beschreven die in de wetgeving niet zijn geregeld, maar die in de praktijk zeer wenselijk zijn.
Waarom dit strikte Anti Spam Beleid?
Wanneer een klant van Diamedia Minds ongevraagde commerciële e-mails via MindNews zou verspreiden, dan zou dit de aflevering van e-mailings van andere klanten in gevaar kunnen brengen. Hoe werkt dit? Wanneer een bedrijf een ongevraagde e-mailing verstuurd kan dit leiden tot Spam-klachten. Bij voldoende Spam-klachten kan de mailserver van Diamedia Minds, die de mailing heeft verwerkt, bij sommige Internet Service Providers, bedrijven en bij particulieren op een zogenaamde “blacklist” worden gezet. Hierdoor kan de aflevering van e-mailings van andere klanten die via dezelfde mailserver versturen last krijgen van die blokkeringen. Ook e-mails van klanten die wel toestemming hebben gekregen komen niet meer aan bij de ontvangers. Met onze Anti Spam beleid willen we dit voorkomen en onze aflevering zo optimaal mogelijk houden. Diamedia Minds gelooft bovendien dat het voorkomen van Spam op de lange duur bijdraagt aan een beter en effectiever gebruik van e-mail als communicatiekanaal.
Anti Spam regels voor de gebruikers van MindNews
Klanten worden geacht haar respectievelijke klanten en gebruikers op te leiden over ongewenste e-mail, om te zorgen dat ook zijn handelen met in acht name van het Anti Spam Beleid.
Hoofdregel – “Diamedia Minds staat het verzenden van ongevraagde bulk e-mail en ongevraagde commerciële e-mail (ook wel Spam) via MindNews niet toe”
Ongevraagde bulk e-mail en ongevraagde commerciële e-mail is e-mail die word verstuurd aan geadresseerden die niet duidelijk en verifieerbaar hebben aangegeven dat ze deze willen ontvangen van de specifieke afzender. Dit omvat onder andere advertenties, reclame, enquêtes, brochures, het doorverkopen van e-mail adressen, het aanprijzen van website adressen, verkoopinformatie en veilingen. We hebben nog nooit zaken gedaan met organisaties die bekend staan om Spammen en zullen dat in de toekomst ook niet gaan doen. Het is de verantwoordelijkheid van de klant om te zorgen dat zij zichzelf niet promoten met behulp van ongewenste e-mail.
Voorbeelden van Spam
- Een e-mailbericht dat wordt gestuurd naar klanten die zich eerst hebben ingeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief, productinformatie of andere vormen van commerciële e-mails en later aan de zender van het bericht duidelijk hebben gemaakt middels Opt-out, dat zij deze commerciële e-mails niet meer wensen te ontvangen; dan is dat Spam.
- Een e-mailbericht dat wordt gestuurd naar klanten die zich eerst hebben ingeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief, productinformatie of andere vormen van commerciële e-mails en later aan de zender van het bericht duidelijk hebben gemaakt middels Opt-out, dat zij deze commerciële e-mails niet meer wensen te ontvangen; dan is dat Spam.
- Iedere vorm van e-mail die wordt gestuurd naar ontvangers die geen directe relatie hebben met de organisatie of geen toestemming hebben gegeven voor het verzenden van e-mails van die organisatie is Spam.
- Ieder e-mailbericht dat wordt gestuurd naar ontvangers zonder dat de persoon zich kan uitschrijven middels Opt-out voor toekomstige e-mailberichten is Spam.
- Ieder e-mailbericht dat geen geldig antwoordadres heeft is Spam.
Regel 1 – “Klanten van Diamedia Minds mogen alleen met MindNews e-mail sturen naar consumenten en bedrijven die, vooraf, expliciet toestemming hebben gegeven uw e-mail nieuwsbrief te willen ontvangen”
Dit is de regel die de wet stelt om consumenten (die geen klant of andere relatie met uw organisatie hebben) te kunnen e-mailen. U dient dus vooraf toestemming te krijgen van consumenten en bedrijven om ze te mogen e-mailen.
Regel 2 – “Het verzenden van ongevraagde bulk e-mail en ongevraagde commerciële e-mail via MindNews naar het algemene e-mailadres van bedrijven is uitdrukkelijk verboden”
Deze bepaling is strikter dan de Nederlandse Telecommunicatie wet waar dit wettelijk nog wordt toegestaan. Maar ondanks de wet zijn er vele ontvangers die deze ongevraagde zakelijke e-mailings als Spam aanmerken bij de verschillende instanties en anti-Spam bedrijven. Ondanks dat het wettelijk mag kan deze vorm van ongevraagde e-mail zorgen voor afleverproblemen bij andere klanten. Daarom staat Diamedia Minds dit niet toe.
Regel 3 – “Het is klanten van Diamedia Minds toegestaan om met MindNews ongevraagd e-mails te sturen naar hun klanten/donateurs/leden of andere personen waar een relatie mee heeft met informatie over gerelateerde producten of diensten”
Dit is de enige uitzondering op de hoofdregel. De Nederlandse Telecom-wet geeft ieder bedrijf en organisatie het recht om haar eigen klanten/leden/donateurs/abonnees/etc. ongevraagd (dus zonder expliciete toestemming van de geadresseerde) een e-mail te sturen. De wet verplicht wel dat het e-mail bericht betrekking moeten hebben op gelijksoortige producten of diensten. Voorwaarde is wel dat de ontvanger zich eenvoudig kan uitschrijven voor toekomstige e-mailberichten.
Regel 4 – “Klanten van Diamedia Minds mogen alleen opt-in bestanden importeren in MindNews. Wanneer het een bestand van derden betreft, dient de klant van Diamedia Minds te controleren op de verkregen permissie”
Wanneer u een mailing lijst gebruikt, word u geacht zich er zeker van te maken dat de ontvangers van deze mailings daar zelf om hebben verzocht, dan wel expliciet toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van deze informatie.
Regel 5 – Werk met “actieve voorafgaande toestemming”
Diamedia Minds vraagt haar klanten om te werken met ‘voorafgaande toestemming’. ‘Voorafgaande toestemming’ betekent dat een abonnee uitdrukkelijk en geïnformeerd toestemming moet geven voor de ontvangst van bepaalde berichten. Uitdrukkelijk betekent dat een abonnee zelf een kruisje op een webformulier moet zetten of ‘ja’ moet invullen. Een checkbox van te voren al op “Ja” zetten is dus niet toegestaan. Het is bovendien noodzakelijk dat een abonnee weet waar hij ‘ja’ tegen zegt. De ontvanger dient duidelijk geïnformeerd te worden waarvoor zijn e-mailadres zal worden gebruikt.
Regel 6 – Elke e-mail die via MindNews verstuurd wordt moet voorzien zijn van een automatische uitschrijflink
Hiermee kan de ontvanger op elk moment aangeven geen e-mail meer te willen ontvangen. Er mogen geen voorwaarden gesteld worden aan het uitschrijven van uw ontvangers en het mag geen handmatig proces zijn. Standaard zal Diamedia Minds elk e-mail template voorzien van een automatische uitschrijflink.
Regel 7 – Identiteit en herkenbaarheid van de verzender
De e-mail die de Klant via MindNews verstuurd moet duidelijk de identiteit van de afzender (dus klant) weergeven. Dit kan door standaard de bedrijfsnaam/naam organisatie in het Van-veld op te nemen. Verder zal in het template het logo, de naam (geen pseudoniem) en de adresgegevens opgenomen moeten zijn. Het moet voor de ontvangers direct duidelijk zijn hoe ze de verzender kunnen bereiken via e-mail (door middel van een werkend reply-adres) en via telefoon (door een telefoonnummer op te nemen).
Regel 8 – Verstuur geen grote e-mails en geen e-mails met bijlagen (attachments)
E-mails die via MindNews verstuurd worden mogen maximaal een grootte hebben van 75 Kb. Indien de e-mail verwijst naar bestanden die opgehaald kunnen worden op een website, dan dient de grootte van deze bestanden te worden vermeld. Gebruikers van Diamedia Minds kunnen en mogen geen bestanden meesturen om te voorkomen dat op deze wijze virussen kunnen worden verspreid.
Maatregelen voor het afhandelen en oplossen van Spam-klachten
Ontvangst van klachten
Diamedia Minds kan van vier partijen Spam-klachten ontvangen, die voor Diamedia Minds aanleiding zijn om een onderzoek te starten:
- Klachten van ontvangers: Diamedia Minds vraagt om welke specifieke e-mailing het gaat en welke datum.
- Klachten via de Reclame Code Commissie: Consumenten kunnen ook officiële klachten bij de Reclame Code Commissie indienen. Zij zullen dan de verzender (lees Diamedia Minds) en de adverteerder (klant van Diamedia Minds) hierop aanspreken.
- Klachten via de OPTA: Wanneer OPTA meerdere klachten van ontvangers ontvangen over een specifieke e-mailing die verstuurd is via de systemen van Diamedia Minds, dan zal de OPTA Diamedia Minds een officiële waarschuwing geven.
- Klachten van anti-Spam bedrijven: veel particulieren en bedrijven maken gebruik van anti-Spam software die klachten automatisch in behandeling nemen. Bij een bepaald aantal klachten zullen de bedrijven achter de anti-Spam software automatisch e-mail sturen met de melding dat het bedrijf op een blacklist is opgenomen.
Voorleggen van de klacht aan de klant
Indien Diamedia Minds een klacht ontvangt wordt deze voorgelegd aan de klant met de vraag om een schriftelijke reactie en een afspraak hoe deze problemen in de toekomst te voorkomen. Klanten worden geacht op een correcte en volledige wijze om te gaan met klachten met betrekking tot ongewenste e-mail, die aan hem of haar worden doorgespeeld.
Uitschrijven van personen
Ieder e-mail bericht dat verstuurd wordt moet voor de klant een eenvoudige mogelijkheid hebben om zich uit te kunnen schrijven van de lijst. Als een klant zich niet rechtstreeks zelf kan uitschrijven, zal een medewerker van Diamedia Minds hem daarbij helpen.
Toegang MindNews tijdelijk afsluiten in het geval de klant niet reageert
Indien deze reactie en de bijbehorende oplossing van het probleem, het versturen van ongewenste e-mail, niet binnen 48 uur word verkregen, is Diamedia Minds gerechtigd de toegang tot MindNews van de betreffende klant te schorsen, totdat Diamedia Minds overtuigd is dat het incident compleet is afgehandeld en maatregelen zijn getroffen om het versturen van ongewenste e-mail in de toekomst te kunnen voorkomen.
Contract beëindigen in het geval een klant zich opnieuw schuldig maakt aan
Diamedia Minds behoudt zich altijd het recht voor om een klant onmiddellijk af te sluiten op MindNews als blijkt dat deze zich bewust schuldig maakt aan het versturen van Spam. De aansprakelijkheid van Diamedia Minds voor gevolgschade, veroorzaakt door het versturen van Spam door de opdrachtgever, wordt uitgesloten.