mindful marketing & inspired internet

Blog

Wat ons zoal bezighoudt...
digitale_mailings_niet_outlook

Digitale mailings revisited: zeg nee tegen Outlook!

Nog niet zolang geleden sprak ik een potentiële klant die zijn digitale nieuwsbrieven nog steeds verstuurt via Outlook. In 2012. Zo’n 20 ontvangers per keer, om te voorkomen dat zijn mailsysteem (lees: zijn internetprovider) foutmeldingen geeft. Mensen, doe dat niet! Dat kan echt veel slimmer! In dit artikel leggen we nog eens goed uit waarom Outlook (of Mac Mail of [vul hier uw favoriete mailprogramma in]) niet de oplossing is en wat de juiste alternatieven zijn.

Waarom het versturen van digitale mailings via uw mailprogramma geen goed idee is

De kern van de zaak is dit: u wilt niet dat (al) uw (huidige en toekomstige) mail in de spambox van uw ontvangers aankomt. Punt. Zodra u grote aantallen van dezelfde mail verstuurt via een mailserver die niet daarvoor bedoeld is (de mailserver van uw internetprovider), loopt u dit risico. De kans op problemen is groot.

De reden hiervoor is dat de mailsystemen die de mails in ontvangst nemen, en daarnaast de ontvangers van uw mail, deze als spam kunnen markeren zodra ze de inhoud verdacht of ongewenst vinden. Als gevolg hiervan komt uw mailserver op een ‘zwarte lijst’ te staan, waarna uw andere mails (dus: al uw andere mails) automatisch ook als spam gemarkeerd worden en in het ergste geval dus niet meer aankomen in de mailbox van uw ontvangers.

Wanneer worden uw mails langdurig als spam gemarkeerd?

Dit komt voor als uw mailadres als spam-adres aangemerkt is, door voorgenoemde oorzaken, én niemand dit voor u oplost. In de praktijk wordt het een langdurig probleem als de mailserver waarmee u de mail verstuurt niet ingericht en/of beheerd wordt als server voor het versturen van mailings.

Dit is precies de reden waarom uw provider het u in de eerste instantie al moeilijk maakte om de mails in grote aantallen te versturen. Zijn server is er niet geschikt voor en hij wil natuurlijk niet dat zijn server als spam-server te boek staat. Dit laatste heeft mogelijkerwijs consequenties voor alle gebruikers die hun mail op de betreffende server draaien en leidt dus tot een hoop ontevreden klanten.

Gelukkig stuur ik al mijn mailings vanuit het CMS van mijn website!

Overigens speelt bovenstaand risico ook als u nieuwsbrieven verstuurt vanuit het CMS (Content Management Systeem) van uw website. Tenzij dit CMS gekoppeld is aan een speciaal daarvoor ingerichte mailserver, is het probleem vergelijkbaar. Hosting providers maken om problemen te voorkomen o.a. gebruik van throttling (het ‘afknijpen’ van het aantal berichten dat per uur verstuurd mag worden). CMS software kan dit omzeilen door de berichten in groepjes te versturen, zodat het maximum per uur niet gehaald wordt, maar dit is verre van ideaal.

De betreffende server is immers bedoeld voor het hosten van websites en niet voor het versturen van mailings. De provider zal daarom moeite hebben met het detecteren en voorkomen van mail-gerelateerde problemen en ook hier loopt u dus al snel het risico om als spammer gemarkeerd te worden. Providers besluiten dan vaak om de betreffende website uit te schakelen.

En dan zijn er ook nog regels

Buiten de server-technische aspecten, hebben we te maken met (inmiddels) strenge wetgeving. Zo is het bijvoorbeeld wettelijk niet toegestaan om e-mailberichten te sturen naar personen die daar geen toestemming voor hebben gegeven of geen recente klant van u zijn. Deze toestemming mag u op verschillende manieren regelen, zolang het aantoonbaar is. Echter, u moet ontvangers daarbij altijd de mogelijkheid bieden om zich af te melden van de mailinglijst. Wanneer u de mails handmatig via Outlook verstuurt, dan is e.e.a. lastig aantoonbaar, waardoor u mogelijkerwijs niet aan de wet voldoet.

Het naleven van deze regels is belangrijk, onafhankelijk van de gekozen oplossing. Het is echter verleidelijk en gemakkelijk om de regels aan uw laars te lappen. Commerciële partijen die mailings voor u verzorgen (zie hierna) zijn daarom waarschijnlijk strenger voor u, dan u voor uzelf bent. Zo is bijvoorbeeld het toevoegen van meer dan enkele honderden adressen in een korte periode ‘verdacht’, de adressen zouden immers onrechtmatig verkregen kunnen zijn (gekochte lijsten). Ook kan een afmeld-percentage – het procentuele aantal adressen dat zich afmeldt na het ontvangen van een mailing – van meer dan 1% een reden zijn om de alarmbel te luiden, omdat dit zou kunnen duiden op een mail met ongewenste of onverwachte inhoud.

Naast wetten zijn er ook praktische bezwaren

Tenslotte is er nog een hele lijst aan praktische bezwaren. Met Outlook (of een willekeurig ander mailprogramma) kunt u niet:

  • De mail zo opmaken/vormgeven dat deze bij alle ontvangers netjes aankomt.
  • Eenvoudig vooraf verifiëren hoe andere mailprogramma’s de opgemaakte mail weergeven.
  • Automatisch een online webversie aan de mail koppelen (die er, ongeacht de software die de ontvanger gebruikt, altijd goed uitziet).
  • Meten wie de mail geopend heeft en hoe vaak.
  • Meten wie op welke link geklikt heeft en hoe vaak.
  • Automatisch een archief van mails op uw website opnemen.
  • Automatisch de aan- en afmeldingen verwerken.
  • Eenvoudig ontvangers segmenteren (om vervolgens gerichter te kunnen mailen).

…en ga zo maar door.

Prima, hou maar op, ik begrijp het nu wel, maar hoe moet het dan?

Om alle hiervoor genoemde problemen aan te pakken, zijn er sinds een aantal jaren goede oplossingen voorhanden. Er zijn inmiddels veel aanbieders van online (zeg maar ‘cloud’) software voor het professioneel versturen van digitale mailings. Deze variëren van ‘doe-het-zelf’ systemen (zoals het bekende MailChimp) tot meer geavanceerde systemen, zoals Mindnews en Mailplus, professionele oplossingen die wij aan onze klanten aanbieden. Het versturen van betrouwbare mailings is daarmee kinderspel en zeker niet duur.

‘Niet duur? Maar… ik ga toch niet betalen voor het versturen van e-mail?’, is soms (maar gelukkig steeds minder) de reactie. Het betalen voor kwalitatieve mailings is echter niet zo vreemd. Het gaat hier immers om een gespecialiseerde service, waar veel hardware, software en mankracht bij komt kijken. Oplossingen zoals Mindnews en MailChimp bieden u dan ook veel voordelen.

In ruil voor betrouwbare, controleerbare, mooie mails die vrijwel zeker aankomen in de mailbox van uw ontvangers, die u relatief weinig tijd kosten om op te stellen, waarvan de respons meetbaar is en gebruikt kan worden voor verdere marketingacties, die uw overige mailverkeer niet verstoren en uw reputatie bij uw klanten geen geweld aandoen (maar juist verbeteren), betaalt u hoogstens enkele centen per bericht. Dat lijkt ons geen slechte deal als u serieus met uw zaak bezig bent.

En anders? Tja, dan heeft u natuurlijk altijd Outlook nog.